Gdańskie Centrum Usług Wspólnych Struktura organizacyjna

Rozdział III
Zasady i zakres funkcjonowania Centrum

§ 8. 1. Dla zapewnienia realizacji celów i zadań statutowych w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, Centrum działa w oparciu o przepisy § 68 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, które stanowią o zasadach funkcjonowania kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych.

2. Kontrola zarządcza stanowi podstawę efektywnego zarządzania, dostarcza niezbędnych informacji do podejmowania właściwych decyzji zarządczych, a regulamin jej funkcjonowania w Centrum określa Dyrektor w drodze zarządzenia, w oparciu o regulacje zawarte w stosownym zarządzeniu Prezydenta Miasta Gdańska.

§ 9. 1. Działalność Centrum jest jawna.

2. W procesie udostępniania informacji publicznej realizowana jest zasada użyteczności informacji, jej istotności, rzetelności, aktualności, spójności i dostępności, przy zachowaniu należytej staranności przy jej wytworzeniu.

3. Zasady tworzenia, przechowywania, publikowania i udostępniania informacji publicznej oraz utworzenia i funkcjonowania strony podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej GCUW określa odrębne zarządzenie Dyrektora.

§ 10. Status prawny pracowników Centrum określają powszechnie obowiązujące przepisy, w szczególności ustawa o pracownikach samorządowych i Kodeks Pracy.

§ 11. Podstawowe prawa i obowiązki pracownika i pracodawcy, organizację i porządek pracy oraz rozkład czasu pracy, a także zasady BHP określa Regulamin Pracy GCUW, ustalony w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi zarządzeniem Dyrektora.

§ 12. 1. Dyrektor oraz pracownicy Centrum, przy wykonywaniu swoich obowiązków
i zadań działają na podstawie i w granicach prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania, w tym do przestrzegania wewnętrznych regulaminów i procedur.

2. Zasady i procedury zatrudniania oraz wynagradzania pracowników Centrum określa Dyrektor w drodze zarządzenia.

3. Pracownicy Centrum podlegają okresowym ocenom kwalifikacyjnym, dokonywanym przez bezpośredniego przełożonego, na zasadach i w trybie określonym w ustawie
o pracownikach samorządowych oraz aktach wykonawczych do tej ustawy, a także na podstawie zarządzenia Dyrektora.

§ 13. 1. Gospodarowanie mieniem Centrum odbywa się w sposób racjonalny, celowy, oszczędny, z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym, zgodnie z regulaminem korzystania z mienia powierzonego oraz zasadami odpowiedzialności materialnej pracowników Centrum określonymi zarządzeniem Dyrektora.

2. Pracownicy Centrum ponoszą odpowiedzialność materialną za powierzone mienie, zgodnie z przepisami ustawy Kodeks Pracy.

§ 14. Dyrektor określa odrębnym zarządzeniem:

1) Kodeks Etyki pracowników Centrum;

2) Przepisy kancelaryjno-archiwalne obowiązujące w Centrum, w tym Instrukcję Kancelaryjną wraz z wykazem akt oraz Instrukcję Archiwalną GCUW;

3) Zasady opracowywania i przekazywania do realizacji aktów prawnych wewnętrznych;

4) Politykę rachunkowości dla GCUW i jednostek obsługiwanych;

5) Instrukcję dotyczącą gospodarki kasowej GCUW i jednostek obsługiwanych;

6) Instrukcję inwentaryzacyjną GCUW i jednostek obsługiwanych;

7) Zasady postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych;

8) Politykę ochrony danych osobowych i zarządzania systemami informatycznymi, w tym bezpieczeństwa informacji;

9) Zasady postpowania w sprawach skarg i wniosków;

10) Inne regulaminy i instrukcje wewnętrzne.

ROZDZIAŁ IV
Działalność statutowa Centrum

§ 15. Centrum realizuje zadania określone w Statucie oraz w art. 10a – 10d ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym i w art. 6a – 6d ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym, a w szczególności zapewnia wspólną obsługę finansowo-księgową oraz kadrowo-płacową jednostkom obsługiwanym.

§ 16. Centrum, przy prowadzeniu wspólnej obsługi, nie może naruszać autonomii jednostek obsługiwanych oraz dyrektorów tych jednostek w granicach ustalonych przepisami prawa, w tym kompetencji dyrektorów do dysponowania środkami publicznymi przez zaciąganie zobowiązań, a także sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz dokonywania przeniesień wydatków w tym planie.

ROZDZIAŁ V
Struktura organizacyjna Centrum

§ 17. Strukturę organizacyjną Centrum tworzą wydziały, referaty, zespoły i samodzielne stanowiska pracy.

§ 18. W skład struktury wchodzą:

1) Dyrektor GCUW i Zastępcy Dyrektora GCUW (DG);

2) Główny Księgowy GCUW i Zastępca Głównego Księgowego GCUW (GKG);

3) Wydział Dochodów (WD);

4) Wydział Wydatków (WW):

a) Referat Wydatków I (RWI),

b) Referat Wydatków II (RWII);

5) Wydział Programów i Projektów (WPiP):

a) Referat Rozliczeń (RR);

b) Referat Obsługi Merytorycznej (ROM);

6) Wydział Kadr (WK):

a) Referat Kadr I (RKI),

b) Referat Kadr II (RKII);

7) Wydział Płac (WP):

a) Referat Płac I (RPI),

b) Referat Płac II (RPII);

8) Referat Służby BHP (RSBHP);

9) Referat Obsługi Socjalnej (ROS):

a) Zespół Obsługi Socjalnej Emerytów i Rencistów (ZOSEiR),

b) Zespół Obsługi Międzyzakładowej Kasy Zapomogowo Pożyczkowej (ZOMKZP);

10) Referat Księgowości Majątkowej (RKM);

11) Referat Organizacyjny GCUW (ROG):

a) Zespół Kancelaryjno-Archiwalny (ROG-ZKA),

b) Zespół Administracji i Obsługi (ROG-ZAiO);

12) Zespół Obsługi Zamówień Publicznych (ZOZP);

13) Zespół Wsparcia IT (ZWIT);

14) Zespół Podatku VAT (ZPV);

15) Zespół Analiz GCUW (ZAG);

16) Zespół Obsługi Bankowej (ZOB);

17) Zespół Radców Prawnych (ZRP);

18) Samodzielne stanowiska pracy:

a) ds. HR GCUW (GSHRG),

b) ds. kadr GCUW (GSKG),

c) ds. płac GCUW (GSPG),

d) ds. BHP GCUW (GSBHPG),

e) ds. kontroli zarządczej GCUW (GSKZG),

f) ds. legislacji i RODO (LiR);

g) Inspektor Ochrony Danych GCUW (IODG);

h) ds. administracji platformy zakupowej (GSAPZ).

§ 19. Oznaczenie komórek organizacyjnych Centrum, zapisane w postaci skrótowców nazw własnych wymienione w § 18 Regulaminu, stanowi element znaku sprawy i może być przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej, niezależnie od zmian organizacyjnych, zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną GCUW.

ROZDZIAŁ VI
Zakresy działania komórek organizacyjnych Centrum

§ 20. 1. Zakresy działania komórek organizacyjnych Centrum i ich wewnętrzną strukturę określa Dyrektor.

2. Zakresy czynności kierowników oraz pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy określa Dyrektor.

3. Zakresy czynności pracowników komórek organizacyjnych określa właściwy kierownik, zgodnie ze Schematem Organizacyjnym GCUW.

§ 21. 1. Do wspólnych zadań wszystkich komórek organizacyjnych Centrum, tj. wydziałów referatów, zespołów i samodzielnych stanowisk pracy, należy śledzenie procesów legislacyjnych organów władzy ustawodawczej i wykonawczej Rzeczpospolitej Polskiej, a także Gminy Miasta Gdańska, związanych z wykonywanymi zadaniami oraz podejmowanie wynikających z nich działań dostosowawczych.

2. W realizacji swoich zadań komórki organizacyjne Centrum ściśle współpracują ze sobą, organami Gminy oraz jednostkami obsługiwanymi i innymi jednostkami organizacyjnymi Miasta.

§ 22. Do zadań Wydziału Dochodów należy:

1) w zakresie dochodów budżetowych:

a) Prowadzenie ksiąg rachunkowych Centrum oraz jednostek obsługiwanych, w zakresie dochodów budżetowych oraz dochodów własnych jednostek obsługiwanych;

b) Rozliczanie i windykacja należności;

c) Sporządzanie dokumentacji niezbędnej do utworzenia deklaracji dla podatku od towarów i usług VAT;

d) Sporządzanie sprawozdawczości budżetowej w zakresie prowadzonej ewidencji księgowej;

e) Wykonywanie ogółu czynności w zakresie dochodów budżetowych oraz dochodów własnych w celu sporządzania sprawozdania finansowego;

f) Sporządzanie analiz finansowych dla potrzeb tworzenia budżetu;

g) Prowadzenie comiesięcznych analiz porównawczych stanu magazynów i stawki żywieniowej w jednostkach obsługiwanych;

h) Współpraca z dyrektorami oraz pracownikami merytorycznymi jednostek obsługiwanych przy tworzeniu planów finansowych;

2) w zakresie dochodów własnych:

a) Prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostek obsługiwanych w zakresie dochodów własnych;

b) Rozliczanie i windykacja należności;

c) Sporządzanie dokumentacji niezbędnej do utworzenia deklaracji dla podatku od towarów i usług VAT;

d) Sporządzanie sprawozdawczości budżetowej w zakresie prowadzonej ewidencji księgowej;

e) Wykonywanie ogółu czynności w zakresie dochodów własnych w celu sporządzania sprawozdania finansowego;

f) Sporządzanie analiz finansowych dla potrzeb tworzenia budżetu;

g) Współpraca z dyrektorami oraz pracownikami merytorycznymi jednostek obsługiwanych w tworzeniu planów finansowych.

§ 23. Do zadań Wydziału Wydatków należy:

1) Prowadzenie ksiąg rachunkowych Centrum i jednostek obsługiwanych w zakresie wydatków budżetowych oraz Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;

2) Sporządzanie dokumentacji niezbędnej do utworzenia deklaracji dla podatku od towarów i usług VAT;

3) Sporządzanie sprawozdawczości budżetowej w zakresie prowadzonej ewidencji księgowej;

4) Wykonywanie ogółu czynności w zakresie wydatków budżetowych w celu sporządzania sprawozdania finansowego;

5) Sporządzanie analiz finansowych dla potrzeb tworzenia budżetu;

6) Współpraca z dyrektorami oraz pracownikami merytorycznymi jednostek obsługiwanych w tworzeniu planów finansowych.

§ 24. Do zadań Wydziału Programów i Projektów należy:

1) w zakresie Referatu Rozliczeń:

a) Prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostek obsługiwanych w zakresie programów i projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej i innych źródeł, w obszarze edukacji;

b) Bieżąca analiza postępu finansowego projektów korzystających ze wsparcia ze źródeł Unii Europejskiej z jednostkami, jednostką nadrzędną i instytucją pośredniczącą/zarządzającą w celu sporządzenia niezbędnej dokumentacji na potrzeby wniosków o płatność;

c) Sporządzanie sprawozdawczości budżetowej w zakresie prowadzonej ewidencji księgowej;

d) Wykonywanie ogółu czynności w zakresie wydatków budżetowych programów i projektów w celu sporządzania sprawozdania finansowego;

e) Sporządzanie analiz finansowych dla potrzeb tworzenia budżetu;

f) Współpraca z dyrektorami oraz pracownikami merytorycznymi jednostek obsługiwanych w tworzeniu planów finansowych;

2) w zakresie Referatu Obsługi Merytorycznej realizacja postępu rzeczowego i finansowego (przygotowanie, wdrażanie i monitorowanie) programów i projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej i innych źródeł, w tym pozabudżetowych w obszarze edukacji, w szczególności:

a) Identyfikacja możliwości pozyskania środków zewnętrznych na realizację działań w obszarze edukacji;

b) Opracowanie i składanie wniosków o dofinansowanie programów i projektów;

c) Koordynowanie realizacji programów i projektów zgodnie z harmonogramem, budżetem i celami określonymi we wniosku;

d) Współpraca z partnerami krajowymi i zagranicznymi;

e) Przygotowanie raportów okresowych i końcowych;

f) Prowadzenie dokumentacji projektowej zgodnie z wymogami instytucji finansujących;

g) Organizowanie działań promocyjnych i informacyjnych, upowszechniających rezultaty programów i projektów;

h) Przygotowanie materiałów dla kontroli i audytów.

§ 25. Do zadań Wydziału Kadr należy:

1) Prowadzenie całokształtu spraw osobowych pracowników jednostek obsługiwanych, w szczególności poprzez ustalanie prawa do wszelkich świadczeń wynikających ze stosunku pracy;

2) Realizacja i obsługa polityki kadrowej, określonej przez dyrektora jednostki obsługiwanej;

3) Zakładanie i bieżąca aktualizacja akt osobowych pracowników jednostek obsługiwanych oraz prowadzenie elektronicznych baz danych w systemach kadrowych;

4) Przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do naliczenia wynagrodzeń pracowników jednostek obsługiwanych, w tym prowadzenie ewidencji czasu pracy;

5) Prowadzenie wstępnej kontroli zgodności wydatku z obowiązującym arkuszem organizacyjnym jednostki pod kątem merytorycznym, w zakresie danych będących w dyspozycji Referatu Kadr;

6) Udział w opracowywaniu przez dyrektorów jednostek obsługiwanych projektu budżetu w zakresie zatrudnienia, w oparciu o obowiązujący arkusz organizacyjny oraz wytyczne Prezydenta;

7) Sporządzanie analiz oraz sprawozdań dotyczących zatrudnienia w jednostkach obsługiwanych;

8) Współpraca z podmiotami zewnętrznymi (Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, Główny Urząd Statystyczny), w zakresie spraw osobowych pracowników jednostek obsługiwanych.

§ 26. Do zadań Wydziału Płac należy:

1) Kompleksowa obsługa procesu związanego z organizacją wypłat wynagrodzeń dla pracowników jednostek obsługiwanych, w tym prowadzenie kartotek wynagrodzeń i kart podatkowych pracowników;

2) Rozliczanie wynagrodzeń pracowniczych, zasiłków chorobowych i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy oraz stosunków pokrewnych oraz umów cywilno-prawnych, w tym finansowanych ze źródeł pochodzących
z Funduszy Europejskich;

3) Dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących wynagrodzeń oraz zgodności operacji gospodarczych z planem finansowym jednostki obsługiwanej;

4) Udział w opracowywaniu przez dyrektorów jednostek obsługiwanych projektu budżetu w zakresie płac i pochodnych oraz w opracowywaniu rocznego planu finansowego i sporządzaniu harmonogramu wydatków płacowych, w oparciu
o obowiązujący arkusz organizacyjny oraz wytyczne Prezydenta;

5) Sporządzanie analiz oraz sprawozdań dotyczących wynagrodzeń, a także innych zleconych kalkulacji wraz z wymaganymi informacjami w zakresie wykorzystania funduszu płac;

6) Sporządzanie i wydawanie stosownych zaświadczeń w zakresie spraw płacowych;

7) Współpraca z podmiotami zewnętrznymi (Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, Główny Urząd Statystyczny), w zakresie spraw płacowych pracowników jednostek obsługiwanych.

§ 27. Do zadań Referatu Służby BHP, zgodnie z przepisami Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy, należy prowadzenie w jednostkach obsługiwanych działań w zakresie:

1) Przeprowadzania kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy;

2) Bieżącego informowania dyrektora jednostki o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych oraz sporządzania i przedstawiania dyrektorowi jednostki, co najmniej raz w roku, okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy;

3) Udziału w opracowywaniu planów modernizacji i rozwoju jednostki obsługiwanej oraz udziału w ocenie założeń i dokumentacji dotyczących modernizacji jednostki obsługiwanej albo jej części, a także nowych inwestycji;

4) Udziału w przekazywaniu do użytkowania nowo budowanych lub przebudowywanych obiektów budowlanych albo ich części, urządzeń produkcyjnych oraz innych urządzeń mających wpływ na warunki pracy i bezpieczeństwo pracowników;

5) Zgłaszania wniosków dotyczących wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy w stosowanych oraz nowo wprowadzanych procesach produkcyjnych oraz przedstawiania dyrektorowi jednostki wniosków dotyczących zachowania wymagań ergonomii na stanowiskach pracy;

6) Udziału w opracowywaniu zakładowych układów zbiorowych pracy, wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz w ustalaniu zadań osób kierujących pracownikami w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, a także opiniowania szczegółowych instrukcji dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy na poszczególnych stanowiskach pracy;

7) Udziału w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz w opracowywaniu wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności tych wypadków oraz zachorowań na choroby zawodowe, a także kontrola realizacji tych wniosków;

8) Prowadzenia rejestrów, kompletowania i przechowywania dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby, a także przechowywania wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy;

9) Doradztwa w zakresie stosowania przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, organizacji i metod pracy na stanowiskach pracy, na których występują czynniki niebezpieczne, szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe, oraz doboru najwłaściwszych środków ochrony zbiorowej i indywidualnej;

10) Udziału w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną pracą;

11) Współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi lub osobami, w szczególności w zakresie organizowania i zapewnienia odpowiedniego poziomu szkoleń w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zapewnienia właściwej adaptacji zawodowej nowo zatrudnionych pracowników;

12) Współpracy z laboratoriami upoważnionymi, zgodnie z odrębnymi przepisami, do dokonywania badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia lub warunków uciążliwych, występujących w środowisku pracy i innymi jednostkami zajmującymi się pomiarami stanu środowiska naturalnego, działającymi w systemie państwowego monitoringu środowiska, określonego w odrębnego przepisach;

13) Współdziałania z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, a w szczególności przy organizowaniu okresowych badań lekarskich pracowników, a także współdziałania ze społeczną inspekcją pracy oraz z zakładowymi organizacjami związkowymi;

14) Uczestniczenia w konsultacjach w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, a także w pracach komisji bezpieczeństwa i higieny pracy oraz innych zakładowych komisji zajmujących się problematyką bezpieczeństwa i higieny pracy, a także inicjowania i rozwijania na terenie zakładu pracy różnych form popularyzacji problematyki bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii.

§ 28. Do zadań Referatu Obsługi Socjalnej należą zadania:

1) Zespołu Obsługi Pracowniczej Kasy Zapomogowo Pożyczkowej, w szczególności:

a) Zapewnienie obsługi członkom wspólnej Międzyzakładowej Kasy Zapomogowo Pożyczkowej Pracowników Oświaty Miasta Gdańska, w oparciu o Statut;

b) Udzielanie członkom MKZP pomocy organizacyjnej i merytorycznej, która obejmuje:

– bezpłatne udostępnianie pomieszczenia biurowego,

– dostarczanie druków manipulacyjnych,

– przechowywanie dokumentów,

– udzielanie pomocy prawnej;

2) Zespołu Obsługi Socjalnej Emerytów i Rencistów należy:

a) Zorganizowanie oraz koordynowanie, przy ścisłej współpracy ze związkami zawodowymi, wspólnej działalności socjalnej Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Emerytów i Rencistów Pracowników Placówek Oświatowych, jednostek obsługi finansowej oraz GCUW, dla których organem prowadzącym jest Gmina Miasta Gdańska, w oparciu o umowę o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej, podpisanej z dyrektorami jednostek oświatowych, zgodnie z obowiązującym Regulaminem ZFŚS.

b) Organizacyjne i merytoryczne wsparcie Komisji Socjalnej, w szczególności poprzez:

– otwarcie i prowadzenie wspólnego rachunku bankowego, na którym gromadzone są środki pieniężne przeznaczone na pomoc socjalną osobom uprawnionym,

– ustalenie zasad oraz warunków, jakie spełniać muszą osoby uprawnione u każdego z pracodawców,

– określenie rodzajów wydatków finansowanych ze środków wspólnie prowadzonego Funduszu,

– ustalenie sposobu podejmowania decyzji o przyznawaniu świadczeń,

– organizację wczasów wypoczynkowych, wycieczek, wyjazdów rekreacyjno-integracyjnych, biletów na imprezy kulturalne, sportowo-rekreacyjne, i innych świadczeń wskazanych w Regulaminie ZFŚS,

– bezpłatne udostępnianie pomieszczenia biurowego,

– dostarczanie druków manipulacyjnych oraz obsługa wniosków osób uprawnionych,

– przechowywanie dokumentów,

– udzielanie pomocy prawnej.

§ 29. Do zadań Referatu Księowości Majątkowej należy:

1) Prowadzenie ewidencji ilościowo–wartościowej majątku jednostek obsługiwanych i Centrum;

2) Okresowe ustalanie w drodze inwentaryzacji w jednostkach obsługiwanych i Centrum, rzeczywistego stanu aktywów i pasywów i jego wycena;

3) Sporządzanie corocznych planów inwentaryzacji jednostek obsługiwanych i Centrum;

4) Sporządzanie dokumentacji dotyczącej majątku jednostek obsługiwanych i Centrum w celu sporządzania sprawozdania finansowego;

5) Sporządzanie sprawozdań o stanie mienia komunalnego jednostek obsługiwanych i Centrum oraz przygotowywanie danych do sprawozdań Głównego Urzędu Statystycznego oraz Systemu Informacji Oświatowej.

§ 30. Do zadań Referatu Organizacyjnego GCUW należą zadania:

1) Zespołu Kancelaryjno-Archiwalnego:

a) Zapewnienie obsługi kancelaryjnej oraz sekretarsko-biurowej Centrum, w szczególności:

– przyjmowanie, rozdzielanie, dystrybucja i wysyłka korespondencji,

– prowadzenie dziennika kancelaryjnego i innych rejestrów korespondencji oraz obsługa systemu e-Doręczeń oraz EOD,

– obsługa centrali telefonicznej,

– prowadzenie sekretariatów Centrum, w tym koordynacja kalendarza Dyrektora i jego Zastępców oraz organizacja spotkań,

– obsługa klienta wewnętrznego i zewnętrznego Centrum;

b) Prowadzenie Składnicy Akt GCUW oraz zlikwidowanych jednostek oświatowych, w szczególności:

– przejmowanie, przechowywanie i zabezpieczenie dokumentacji niearchiwalnej oraz prowadzenie jej ewidencji,

– przeprowadzanie skontrum dokumentacji oraz porządkowanie przechowywanej dokumentacji,

– udostępnianie na wniosek klienta dokumentacji pracowniczej, w tym uwierzytelnionych kopii dokumentów osobowo-płacowych,

– wycofywanie dokumentacji przechowywanej w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej Centrum,

– przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń, czy problemów,

– inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,

– sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności składnicy akt i stanu dokumentacji,

– sprawowanie bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych w Centrum,

– doradzanie komórkom organizacyjnym oraz dyrektorom jednostek obsługiwanych w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją oraz prawidłowością stosowania instrukcji kancelaryjnej wraz z jednolitym rzeczowym wykazem akt,

– przejmowanie, przechowywanie i zabezpieczenie dokumentacji niearchiwalnej oraz prowadzenie jej ewidencji;

2) Zespołu Administracji i Obsługi:    

a) zabezpieczenie ciągłości pracy Centrum, w szczególności poprzez organizację, koordynację i współpracę przy realizacji zadań wszystkich komórek organizacyjnych GCUW,

b) współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi Gminy oraz kontrahentami w zakresie realizacji zadań, w szczególności przy obsłudze zadania wydziału właściwego ds. edukacji Urzędu Miejskiego w Gdańsku na dowożenie dzieci do szkół na terenie Gminy Miasta Gdańska oraz uczniów niepełnosprawnych do jednostek oświatowych w zakresie organizacji postępowania na świadczenie usług przewozowych,

c) administrowanie i gospodarowanie składnikami majątku Centrum, w szczególności:

– współpraca z administratorami budynków, w których Centrum ma swoje siedziby, dotycząca okresowych przeglądów budynków i infrastruktury technicznej, opracowania rocznych i wieloletnich planów inwestycji, konserwacji i remontów, prowadzenia dokumentacji prawnej i technicznej,

– planowanie i realizacja zakupów artykułów administracyjno-biurowych, środków czystości, sprzętu i wyposażenia biurowego oraz innych urządzeń technicznych oraz towarów i usług zapewniających bieżące funkcjonowanie Centrum,

– weryfikacja umów na dostawy i usługi na rzecz Centrum oraz nadzór nad ich realizacją,

– zapewnienie dostępności przestrzeni publicznej w obszarze informacyjno-komunikacyjnym oraz architektonicznym osobom ze szczególnymi potrzebami,

– gospodarka paliwowa oraz koordynacja obsługi transportowej Centrum,

– określanie standardów wyposażenia stanowisk pracy,

– gospodarowanie pieczęciami i tablicami informacyjnymi Centrum,

– koordynacja dostępów do specjalistycznych portali internetowych;

d) zapewnienie obsługi technicznej budynków, w których Centrum prowadzi swoją działalność, w szczególności:

– obsługa portierni,

– utrzymanie czystości w ciągu dnia pracy,

– obsługa kurierska między Centrum i jednostkami obsługiwanymi.

§ 31. Do zadań Zespołu Obsługi Zamówień Publicznych GCUW należy prowadzenie procesów zamówień publicznych pracodawcy, w szczególności:

1) Przygotowywanie i przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych w oparciu o Prawo Zamówień Publicznych i Regulamin Zamówień Publicznych GCUW;

2) Opracowywanie rocznego planu zamówień publicznych w Centrum oraz jego bieżąca aktualizacja;

3) Prowadzenie ewidencji - rejestru udzielonych zamówień oraz opracowanie rocznego sprawozdania;

4) Opiniowanie trybu udzielania zamówień publicznych.

§ 32. Do zadań Zespołu Wsparcia IT należy:

1) Administrowanie systemem informatycznym GCUW poprzez:

a) zapewnienie bezpieczeństwa technicznego systemu i danych informatycznych, w tym zarządzanie dostępami pracowników GCUW,

b) zapewnienie sprawności i ciągłości działania systemu poprzez jego bieżący serwis, przeglądy i konserwację,

c) bieżące monitorowanie i zarządzanie ryzykiem w obszarze całego systemu, zgodnie z Regulaminem Kontroli Zarządczej GCUW,

d) bieżące ewidencjonowanie i dokumentowanie działań w obszarze organizacji, eksploatacji i bezpieczeństwa systemu (zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt GCUW);

2) Stałe i bieżące wsparcie merytoryczne i techniczne użytkowników systemu informatycznego GCUW, w tym:

a) szkolenie nowych użytkowników,

b) wdrażanie nowego oprogramowania,

c) współpraca z dostawcami oprogramowania oraz administratorami zewnętrznych systemów informatycznych;

3) Rozwój systemu informatycznego Centrum, w celu usprawnienia realizacji zadań statutowych GCUW poprzez:

a) identyfikowanie potrzeb, organizowanie i wdrażanie nowych rozwiązań systemowych,

b) projektowanie i wdrażanie oprogramowania i systemów teleinformatycznych,

c) planowanie i realizacja zakupów sprzętu teleinformatycznego oraz weryfikacja umów na dostawy i usługi IT na rzecz Centrum oraz nadzór nad ich realizacją,

d) inicjowanie i opracowywanie merytoryczne procedur, instrukcji i wytycznych dla użytkowników systemu.

4) Prowadzenie obsługi wsparcia informatycznego jednostek obsługiwanych, która obejmuje:

a) wsparcie przy naprawach i konserwacji infrastruktury teleinformatycznej oraz sprzętu,

b) wsparcie przy zarządzaniu zasobami infrastruktury teleinformatycznej oraz rozwoju potrzeb informatycznych,

c) wsparcie w zakresie standaryzacji i wdrażania procedur w obszarze informatycznym,

d) doradztwo informatyczne dla Dyrektorów w zakresie objętym wspólną obsługą;

§ 33. Do zadań Zespołu Podatku VAT należy:

1) Ustalanie wskaźników i prewskaźników dla jednostek obsługiwanych i Centrum, do odliczenia podatku VAT zgodnie z aktualnymi przepisami;

2) Weryfikacja dowodów księgowych jednostek obsługiwanych i Centrum, pod kątem prawidłowego naliczania podatku;

3) Sporządzanie i weryfikacja rejestrów VAT sprzedaży i zakupu jednostek obsługiwanych i Centrum;

4) Sporządzanie deklaracji VAT cząstkowych oraz korekt dla jednostek obsługiwanych i Centrum;

5) Współpraca z jednostkami obsługiwanymi przez GCUW, objętymi centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług przez Gminę oraz udzielanie wyjaśnień w tym zakresie;

6) Przeprowadzanie szkoleń i instruktaży wewnętrznych w zakresie podatku VAT.

§ 34. Do zadań Zespołu Analiz GCUW należy:

1) Analiza realizacji budżetów jednostek obsługiwanych w zakresie planów budżetowych, w tym: stosowania się do wytycznych dotyczących planowania budżetowego, wsparcie przy tworzeniu oraz weryfikacja projektów planów finansowych jednostek obsługiwanych;

2) Sporządzanie zbiorczych raportów dla celów analitycznych na potrzeby np. UMG oraz GCUW w zakresie gromadzonych w GCUW danych, w tym m. in. danych:

a) do sporządzania informacji z umów dochodowych jednostek obsługiwanych,

b) do sporządzania sprawozdania z windykacji należności,

c) do przygotowywania zamówień publicznych,

d) danych dot. wykonania wynagrodzeń w zakresie wykonania planu,

e) danych dot. zużycia energii elektrycznej i ciepła w jednostkach obsługiwanych;

3) Prowadzenie comiesięcznych analiz porównawczych danych na potrzeby GCUW, w tym m. in. analizy:

a) realizacji budżetu,

b) wykonania wynagrodzeń w zakresie wykonania planu,

c) zgodności wydatku z obowiązującym arkuszem organizacyjnym,

d) planu wydatków odpisu na Fundusz Socjalny Emerytów i Rencistów,

e) wartości majątku jednostek obsługiwanych i GCUW;

4) Tworzenie raportów przyczynowo - skutkowych, związanych m. in. z bieżącymi zmianami w organizacji pracy jednostek obsługiwanych;

5) Gromadzenie danych generowanych z systemów kadrowych, płacowych i finansowych, na podstawie których tworzone są bazy danych GCUW;

6) Prowadzenie i weryfikacja dużych zbiorów danych GCUW pod kątem ich poprawności.

§ 35. Do zadań Zespołu Obsługi Bankowej należy prowadzenie całokształtu spraw związanych z obsługą bankową jednostek obsługiwanych i GCUW, w tym w szczególności:

1) wystawianie dyspozycji bankowych w zakresie autowypłaty (alternatywnego do wypłaty gotówkowej sposobu wypłaty środków finansowych);

2) realizowanie przelewów w obsługiwanych jednostkach i GCUW;

3) przygotowywanie wszelkich dokumentów bankowych tj.: umów, kart wzorów podpisów, pełnomocnictw, dyspozycji otwarcia, zamknięcia rachunków bankowych, itp.

§ 36. Do zadań Zespołu Radców Prawnych należy:

1) Obsługa prawna Centrum oraz dyrektorów jednostek obsługiwanych;

2) Udzielanie porad prawnych i konsultacji prawnych, a także sporządzanie opinii prawnych w zakresie działalności jednostki;

3) Doradztwo w zakresie wszczynanych i toczących się postępowań sądowych przed organami egzekucyjnymi i administracyjnymi oraz występowanie w charakterze pełnomocnika przed sądami, urzędami, organami administracji i instytucjami;

4) Przygotowanie projektów porozumień, ugód, decyzji, postanowień, odwołań, skarg, pełnomocnictw i innych pism;

5) Opiniowanie pod względem formalno-prawnym projektów umów i porozumień;

6) Udział w przygotowaniu i negocjowaniu przez Centrum i jednostki obsługiwane projektów umów o skomplikowanym charakterze prawnym lub mogących spowodować powstanie poważnych zobowiązań finansowych;

7) Doradztwo i reprezentowanie Dyrektora GCUW oraz dyrektorów jednostek obsługiwanych w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych;

8) Udział w spotkaniach w sprawach wymagających obecności radcy prawnego, na wniosek GCUW lub jednostek obsługiwanych;

9) Śledzenie procesów legislacyjnych i bieżące informowanie o zmianach zachodzących w obowiązującym stanie prawnym, a mających wpływ na działania Centrum oraz jednostek obsługiwanych oraz udzielanie wyjaśnień w zakresie stosowania prawa;

10) Doradztwo w sprawie sporządzania i uchwalania aktów prawnych wewnętrznych, w tym zarządzeń, regulaminów, procedur, instrukcji, itp. oraz opiniowanie pod względem formalno-prawnym projektów uchwał Rady Miasta Gdańska i zarządzeń Prezydenta Miasta Gdańska i Dyrektora GCUW;

11) Udzielanie konsultacji w zakresie stosowania i przestrzegania kodeksu pracy, prawa oświatowego, ustawy Karta Nauczyciela, ustawy o pracownikach samorządowych, o samorządzie gminnym, powiatowym, wojewódzkim, ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości, itp.;

12) Opiniowanie dokumentacji pracowniczej, w tym umów w zakresie nawiązania, rozwiązywania oraz zmiany treści stosunku pracy, a także analiza prawna sporów pracowniczych;

13) Współpraca z radcami prawnymi UMG i innych jednostek organizacyjnych Miasta w zakresie świadczenia pomocy prawnej;

14) Dyrektor wyznacza funkcję Koordynatora Radców Prawnych GCUW odrębnym pismem.

ROZDZIAŁ VII
Zakresy czynności kadry kierowniczej Centrum i pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach prarcy

§ 37.  Do podstawowych obowiązków Dyrektora należy:

1) Zarządzanie Centrum, współdziałanie z innymi jednostkami organizacyjnymi Gminy i jego reprezentowanie na zewnątrz;

2) Kierowanie, organizowanie i nadzór nad działalnością Centrum;

3) Sprawowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w zakresie powierzonych obowiązków;

4) Wydawanie zarządzeń i upoważnień regulujących pracę Centrum;

5) Dokonywanie czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników GCUW;

6) Propagowanie właściwej postawy etycznej pracowników Centrum;

7) Składanie oświadczeń woli i dokonywanie czynności prawnych w imieniu Gminy w zakresie objętym pełnomocnictwem;

8) Reprezentowanie Gminy przed sądami, organami administracji publicznej i organami egzekucyjnymi w postępowaniach sądowych, administracyjnych i egzekucyjnych, związanych z działalnością Centrum, w ramach udzielonego pełnomocnictwa.

9) Zaciąganie zobowiązań w ramach rocznego planu rzeczowo-finansowego Centrum, w granicach udzielonego pełnomocnictwa;

10) Racjonalne gospodarowanie mieniem, funduszami i składnikami majątku, pozostającymi w dyspozycji Centrum;

11) Wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi z rachunków bankowych Centrum i jednostek obsługiwanych, na podstawie upoważnienia;

12) Koordynowanie i nadzorowanie działań związanych z przygotowaniem wieloletniej prognozy finansowej w zakresie zdefiniowanych przedsięwzięć wieloletnich projektów oraz związanych z przygotowaniem budżetu GCUW.

§ 38. Do podstawowych obowiązków Zastępcy Dyrektora należy:

1) Zastępowanie Dyrektora w przypadku jego nieobecności, na podstawie jego pełnomocnictwa;

2) Merytoryczny nadzór, koordynacja i kontrola zadań podległych kierowników komórek organizacyjnych zgodnie ze Schematem Organizacyjnym GCUW, w szczególności poprzez:

a) ustalenie wewnętrznej organizacji pracy, zgodnie z obowiązującą strukturą organizacyjną oraz stanem zatrudnienia,

b) ustalenie zakresów obowiązków i zadań oraz trybu wzajemnego zastępowania się podległych pracowników, z uwzględnieniem ich kwalifikacji zawodowych oraz w sposób zapewniający ciągłość pracy komórki organizacyjnej,

c) kontrola przestrzegania dyscypliny pracy, przepisów prawa oraz uregulowań wewnętrznych,

d) dokonywanie okresowej oceny podległych pracowników, zgodnie z kryteriami oceny pracowniczej,

e) propagowanie właściwej postawy etycznej podległych pracowników;

3) Współpraca z podmiotami zewnętrznymi i wszystkimi komórkami organizacyjnymi Centrum w zakresie realizowanych przez GCUW zadań;

4) Wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi z rachunków bankowych Centrum i jednostek obsługiwanych, zgodnie z udzielonym upoważnieniem do tych czynności;

5) Inicjowanie i konsultowanie projektów zarządzeń Dyrektora;

6) Opracowywanie procedur i podnoszenie jakości usług świadczonych przez Centrum.

§ 39. 1. Do podstawowych obowiązków Głównego Księgowego, na podstawie § 54 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych oraz § 4 ust. 3 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, należy:

1) Prowadzenie rachunkowości Centrum oraz jednostek obsługiwanych zgodnie z określonymi ustawą zasadami rachunkowości, polegającej na sporządzaniu, przyjmowaniu, obiegu i kontroli dokumentów księgowych w sposób zapewniający:

a) właściwy przebieg operacji gospodarczych i finansowych, zgodny z planami finansowymi i zaangażowaniem środków na powyższe operacje,

b) ochronę mienia będącego w posiadaniu jednostki obsługującej i GCUW,

c) bieżące i rzetelne prowadzenie księgowości oraz terminowe sporządzanie okresowych analiz, w sposób umożliwiający przekazywanie rzetelnych informacji ekonomicznych,

d) sporządzanie sprawozdania finansowego poprzez rzetelne ustalenie wyniku finansowego z zachowaniem przepisów rachunkowości, sprawozdawczości
i o finansach publicznych,

e) sporządzanie sprawozdań budżetowych,

f) nadzorowanie prac związanych z rachunkowością, wykonywanych przez pracowników Centrum lub poszczególne komórki organizacyjne;

2) Prowadzenie gospodarki finansowej jednostki zgodnie z obowiązującymi zasadami, w sposób zapewniający:

a) dokonanie dyspozycji środkami pieniężnymi Centrum oraz wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi z rachunków bankowych jednostek obsługiwanych, zgodnie z udzielonym przez dyrektorów tych jednostek upoważnieniem do tych czynności oraz przepisami dotyczącymi zasad gospodarki środkami pozabudżetowymi i innymi, będącymi w dyspozycji jednostki,

b) prawidłowość zawieranych umów przez jednostkę pod względem finansowym,

c) przestrzeganie zasad celowego i oszczędnego gospodarowania środkami publicznymi, w tym terminowe ściąganie należności i dochodzenie roszczeń spornych oraz spłatę zobowiązań;

3) Dokonywanie w ramach kontroli wewnętrznej:

a) wstępnej, bieżącej i następnej kontroli funkcjonalnej w zakresie powierzonych obowiązków,

b) wstępnej kontroli legalności dokumentów przedkładanych do księgowania

c) w powiązaniu z planami finansowymi oraz zaangażowaniem środków,

d) przeciwdziałania przypadkom naruszenia przepisów o dyscyplinie finansów publicznych;

4) Opracowywanie i konsultowanie projektów zarządzeń Dyrektora, dotyczących prowadzenia rachunkowości Centrum oraz jednostek obsługiwanych, w szczególności:

a) politykę rachunkowości dla GCUW i jednostek obsługiwanych,

b) instrukcję dotyczącą gospodarki kasowej Centrum i jednostek obsługiwanych,

c) instrukcję inwentaryzacyjną Centrum i jednostek obsługiwanych;

5) Propagowanie właściwej postawy etycznej pracowników Centrum.

6) Merytoryczny nadzór, koordynacja i kontrola zadań podległych pracowników, zgodnie ze Schematem Organizacyjnym GCUW.

2. W celu realizacji swoich zadań Główny Księgowy ma prawo:

1) Żądać od dyrektorów jednostek obsługiwanych oraz kierowników komórek organizacyjnych Centrum udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępniania do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień;

2) Wnioskować do Dyrektora o określenie trybu, zgodnie z którym mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej;

3) Żądać od innych pracowników Centrum usunięcia w wyznaczonym terminie nieprawidłowości, dotyczących m. in. przyjmowania, wystawiania, obiegu i kontroli dokumentów;

4) Sygnalizować dyrektorowi jednostki obsługiwanej stwierdzonej nieprawidłowości.

§ 40. Do podstawowych obowiązków Zastępcy Głównego Księgowego należy:

1) Zastępowanie Głównego Księgowego podczas jego nieobecności, na podstawie pełnomocnictwa Dyrektora, w zakresie zadań określonych w § 37 niniejszego Regulaminu;

2) Wsparcie Głównego Księgowego we wszystkich czynnościach służbowych.

§ 41. Do podstawowych obowiązków Kierowników należy:

1) Merytoryczny nadzór, koordynacja i kontrola zadań bezpośrednio podległych pracowników, zgodnie ze Schematem Organizacyjnym GCUW, w szczególności poprzez:

a) ustalenie wewnętrznej organizacji pracy, zgodnie z obowiązującą strukturą organizacyjną oraz stanem zatrudnienia,

b) ustalenie zakresów obowiązków i zadań oraz trybu wzajemnego zastępowania się podległych pracowników, z uwzględnieniem ich kwalifikacji zawodowych oraz w sposób zapewniający ciągłość pracy komórki organizacyjnej,

c) kontrola przestrzegania dyscypliny pracy, przepisów prawa oraz uregulowań wewnętrznych,

d) dokonywanie okresowej oceny podległych pracowników zgodnie z kryteriami oceny pracowniczej,

e) propagowanie właściwej postawy etycznej podległych pracowników;

2) Ścisła współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Centrum, jednostkami obsługiwanymi i podmiotami zewnętrznymi w zakresie realizowanych zadań;

3) Zapewnienie prawidłowego obiegu, ewidencji i przechowywania dokumentów w podległej komórce organizacyjnej;

4) Inicjowanie, opracowywanie merytoryczne i konsultowanie projektów zarządzeń Dyrektora;

5) Opracowywanie procedur i podnoszenie jakości usług świadczonych przez Centrum.

§ 42. Do podstawowych obowiązków pracownika ds. kontroli zarządczej GCUW należy:

1) Koordynowanie działań zapewniających zgodną z prawem, efektywną, oszczędną i terminową realizację celów Centrum;

2) Opracowywanie, udoskonalanie i wdrażanie spójnego systemu kontroli zarządczej, zgodnego ze standardami międzynarodowymi i dostosowanego do działalności Centrum;

3) Utrzymywanie kompletnej i zgodnej z prawem dokumentacji kontroli zarządczej, w tym aktualizacja wykazu procedur;

4) Informowanie Dyrektora o stanie kontroli zarządczej oraz coroczne przygotowywanie planów, sprawozdań, oświadczeń, wyników samooceny i propozycji usprawnień;

5) Koordynowanie wewnętrznej sprawozdawczości i prowadzenie badań ankietowych dotyczących kontroli zarządczej;

6) Koordynowanie działań związanych z zarządzaniem ryzykiem oraz dokumentowanie tego procesu;

7) Pełnienie funkcji Redaktora Głównego Biuletynu Informacji Publicznej, Koordynatora skarg i wniosków w GCUW oraz Koordynatora dla sygnalistów, na podstawie odrębnych zarządzeń.

§ 43. Do podstawowych obowiązków pracownika ds. HR GCUW należy:

1) Opracowywanie zasad polityki personalnej i wynagrodzeń oraz rozwoju zawodowego, polityki równego traktowania, antymobbingowej, wartościowania stanowisk pracy i systemów oceny pracowników;

2) Kompleksowe prowadzenie procesów rekrutacji, onboardingu i służby przygotowawczej nowych pracowników;

3) Realizacja działań dotyczących polityki kadrowej Dyrektora, w szczególności w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi, przy współpracy z pracownikiem ds. kadr GCUW;

4) Tworzenie, prowadzenie i doskonalenie polityki szkoleniowej Centrum, współpraca z instytucjami zewnętrznymi (EFS, PFRON) oraz przygotowywanie sprawozdań;

5) Przygotowywanie analiz i regularne raportowanie Dyrektorowi w zakresie polityki personalnej, rekrutacji, szkoleń i jakości pracy, przy współpracy z pracownikiem ds. kadr GCUW;

6) Wsparcie Dyrektora w podejmowaniu decyzji personalnych, w tym poprzez rekomendacje, analizy trendów kadrowych i ocenę efektywności rozwiązań HR;

7) Prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących spraw HR GCUW, zgodnie z JRWA.

§ 44. Do podstawowych obowiązków pracownika ds. kadr GCUW należy:

1) Prowadzenie spraw osobowych pracowników, w tym ustalanie prawa do świadczeń wynikających ze stosunku pracy;

2) Realizacja polityki kadrowej, ustalonej przez Dyrektora, przy współpracy z pracownikiem ds. HR GCUW;

3) Prowadzenie akt osobowych oraz obsługa elektronicznych baz danych w systemach kadrowych, zgodnie z JRWA;

4) Przygotowywanie dokumentów do naliczania wynagrodzeń, w tym prowadzenie ewidencji czasu pracy;

5) Wstępna merytoryczna kontrola wydatków kadrowych pod kątem zgodności z planem budżetowym;

6) Udział w przygotowywaniu projektu budżetu w zakresie zatrudnienia, zgodnie z planem budżetowym i wytycznymi Prezydenta;

7) Sporządzanie analiz i sprawozdań dotyczących zatrudnienia na potrzeby Dyrektora oraz pracownika ds. HR GCUW;

8) Współpraca z instytucjami zewnętrznymi, takimi jak ZUS, PFRON i GUS, w zakresie spraw pracowniczych;

9) Prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących spraw kadrowych GCUW, zgodnie z JRWA.

§ 45. Do podstawowych obowiązków pracownika ds. płac GCUW należy:

1) Kompleksowa obsługa wypłat wynagrodzeń, w tym prowadzenie kartotek płacowych i podatkowych;

2) Naliczanie wynagrodzeń, zasiłków i innych świadczeń pracowniczych, a także rozliczanie umów cywilnoprawnych;

3) Wstępna kontrola dokumentów płacowych oraz sprawdzanie, czy wydatki płacowe są zgodne z planem finansowym Centrum;

4) Udział w tworzeniu projektu budżetu w zakresie płac, rocznego planu finansowego i harmonogramu wydatków, zgodnie z planem budżetowym i wytycznymi Prezydenta, przy współpracy z pracownikiem ds. kadr GCUW;

5) Przygotowywanie analiz i sprawozdań dotyczących wynagrodzeń, a także dodatkowych kalkulacji związanych z wykorzystaniem funduszu płac, przy współpracy z pracownikiem ds. kadr GCUW;

6) Wystawianie zaświadczeń związanych z wynagrodzeniami dla pracowników i innych uprawnionych instytucji;

7) Współpraca z ZUS, PFRON i GUS w zakresie spraw płacowych;

8) Prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących spraw płacowych GCUW, zgodnie z JRWA.

§ 46.  Do podstawowych obowiązków pracownika ds. BHP GCUW, zgodnie z przepisami Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy, należy:

1) Kontrola warunków pracy oraz sprawdzanie przestrzegania przepisów i zasad BHP;

2) Informowanie Dyrektora o zagrożeniach oraz przygotowywanie co najmniej raz w roku analiz stanu BHP;

3) Zgłaszanie propozycji usprawnień dotyczących bezpieczeństwa, higieny pracy i ergonomii na stanowiskach pracy;

4) Udział w tworzeniu i opiniowaniu dokumentów związanych z BHP, takich jak regulaminy, instrukcje i wewnętrzne procedury;

5) Udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków, przygotowywanie wniosków po wypadkach i chorobach zawodowych oraz monitorowanie ich realizacji;

6) Prowadzenie rejestrów i dokumentacji dotyczących wypadków, chorób zawodowych oraz pomiarów czynników szkodliwych;

7) Doradztwo w zakresie BHP, w tym w doborze środków ochrony zbiorowej i indywidualnej;

8) Udział w ocenie ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy;

9) Współpraca z komórkami organizacyjnymi GCUW, m.in. w zakresie szkoleń BHP i adaptacji zawodowej nowych pracowników;

10) Współpraca z laboratoriami i jednostkami zewnętrznymi, które wykonują pomiary czynników szkodliwych i warunków środowiskowych;

11) Współdziałanie z lekarzem medycyny pracy, społeczną inspekcją pracy i związkami zawodowymi, zwłaszcza przy organizacji badań profilaktycznych;

12) Udział w konsultacjach i komisjach BHP oraz inicjowanie działań promujących bezpieczeństwo pracy i ergonomię.

§ 47. 1. Do podstawowych obowiązków Inspektora Ochrony Danych, na podstawie art. 39 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) należy:

1) Informowanie Administratora danych, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy rozporządzenia oraz innych Unii lub przepisów krajowych dotyczących ochrony danych oraz udzielanie im porad w tym zakresie;

2) Monitorowanie przestrzegania przepisów o ochronie danych i wewnętrznych polityk Administratora, w tym:

a) wspieranie w działaniach podnoszących świadomość,

b) wspieranie Administratora w prowadzaniu szkoleń dla pracowników oraz osób dopuszczonych do przetwarzania danych osobowych,

c) wspieranie Administratora w przeprowadzaniu audytów;

3) udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie ich wykonania, zgodnie z art. 35 rozporządzenia;

4) współpraca z organem nadzorczym;

5) pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 36 rozporządzenia oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach.

2. Inspektorowi Ochrony Danych powierza się dodatkowe zadania:

1) uczestnictwo w kontaktach z osobami, których dane dotyczą, obejmująca przygotowywanie treści odpowiedzi i nadzór nad przekazywaniem korespondencji w tym zakresie;

2) monitorowanie prowadzonych przez Administratora rejestrów:

a) czynności przetwarzania,

b) kategorii czynności przetwarzania,

c) zgód i oświadczeń osób, których dane dotyczą,

d) wniosków o realizację przysługujących praw osobom, których dane dotyczą;

e) przeprowadzanie  co najmniej raz w roku szkolenia wewnętrznych dla pracowników Administratora z zakresu ochrony danych osobowych oraz cyberbezpieczeństwa w formie stacjonarnej lub e-learningu, ze szczególnym uwzględnieniem takich zagadnień, jak: zagrożenia bezpieczeństwa informacji, skutki naruszenia zasad bezpieczeństwa informacji, w tym odpowiedzialność prawna, stosowanie środków zapewniających bezpieczeństwo informacji, w tym urządzenia i oprogramowanie minimalizujące ryzyko błędów ludzkich.

§ 48. Do podstawowych obowiązków pracownika ds. legislacji i RODO należy uczestnictwo w procesach legislacyjnych Centrum, w szczególności poprzez:

1) Przygotowywanie, konsultowanie i publikowanie projektów wewnętrznych aktów prawnych GCUW oraz projektów uchwał Rady Miasta Gdańska i zarządzeń Prezydenta Miasta Gdańska;

2) Prowadzenie i aktualizowanie bazy aktów własnych GCUW oraz Biuletynu Informacji Publicznej GCUW;

3) Ścisłą współpracę z głównym specjalistą ds. kontroli zarządczej, w szczególności w obszarze zgodności regulacji i dokumentacji;

4) Ścisłą współpracę z Inspektorem Ochrony Danych, zwłaszcza przy analizach i wdrażaniu rozwiązań zgodnych z RODO;

5) Prowadzenie i bieżącą aktualizację rejestru czynności przetwarzania oraz rejestru kategorii czynności przetwarzania zgodnie z art. 30 ust. 1 i 2 RODO;

6) Prowadzenie rejestrów pełnomocnictw i upoważnień Dyrektora w zakresie RODO.

§ 49. Do podstawowych obowiązków pracownika ds. administracji platformy zakupowej należy:

1) Współpraca przy przygotowywaniu i realizacji zamówień publicznych dotyczących zakupów towarów i usług prowadzonych przez platformę zakupową (e‑Sklep);

2) Wsparcie procesu zamawiania i zakupu towarów i usług dla jednostek obsługiwanych poprzez platformę zakupową;

3) Współpraca przy tworzeniu planów finansowych w zakresie zakupów realizowanych przez platformę zakupową;

4) Analiza wykorzystania zamówionych towarów i usług, w tym kontrola zgodności zakupów z potrzebami jednostek;

5) Pełnienie roli opiekuna umów zawartych w trybie PZP, dotyczących e‑Sklepu, w odniesieniu do poszczególnych jednostek;

6) Sporządzanie zbiorczych raportów i analiz dotyczących realizacji umów obsługiwanych przez platformę zakupową;

7) Współpraca z dostawcami i innymi podmiotami zewnętrznymi w zakresie dostaw towarów i usług realizowanych za pośrednictwem platformy.

§ 50. Do podstawowych obowiązków każdego pracownika Centrum należy:

1) Realizowanie zadań zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;

2) Sumienne, rzetelne i odpowiedzialne wykonywanie pracy w zakresie powierzonych obowiązków;

3) Przestrzeganie dyscypliny pracy oraz wykonywanie poleceń przełożonych;

4) Dbanie o mienie Centrum – jego właściwe zabezpieczenie, przechowywanie i wykorzystanie;

5) Udzielanie klientom Centrum rzetelnych i jasnych informacji, z poszanowaniem ich spraw i dbałością o wizerunek Centrum;

6) Przestrzeganie Kodeksu Etyki;

7) Współpraca z innymi pracownikami w celu sprawnej realizacji zadań;

8) Udział w zespołach zadaniowych, jeśli pracownik zostanie do nich wyznaczony;

9) Stałe podnoszenie kwalifikacji i dbałość o rozwój zawodowy;

10) Realizowanie kontroli zarządczej w zakresie swoich obowiązków.

ROZDZIAŁ VIII
Postanowienia końcowe

§ 51. Sprawy nieuregulowane niniejszym Regulaminem, a dotyczące funkcjonowania Centrum, ustala Dyrektor w drodze zarządzenia.

§ 52. Zmiana Regulaminu Organizacyjnego może nastąpić wyłącznie w drodze zarządzenia.