Gdańskie Centrum Usług Wspólnych Informacje dla sygnalistów - Sygnaliści

• Sygnalisto, pamiętaj, że naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej. Zgłoszenia naruszeń prawa w GCUW mogą być dokonywane anonimowo. Jeśli uważasz, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych - tym bardziej skorzystaj z Procedury zgłoszeń wewnętrznych GCUW.

• Pracowniku GCUW! Zgłaszając naruszenia prawa osobiście wpływasz na budowanie bezpiecznego i przyjaznego miejsca pracy. Z tytułu zgłoszenia dokonanego w "dobrej wierze" zostaniesz objęty ochroną prawną. "Dobra wiara" oznacza, że masz przeświadczenie, iż zgłoszona informacja jest prawdziwa. Bądź świadomy, co jest faktem, a co przypuszczeniem lub oceną.

• Ochroną prawną będą objęci Sygnaliści, którzy dokonali zgłoszenia wewnętrznego (w GCUW) albo, bez uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego, od razu dokonały zgłoszenia zewnętrznego (do organu publicznego).
  Osoby dokonujące ujawnienia publicznego będą objęte ochroną prawną w przypadkach, gdy sygnalizowały wcześniej naruszenia pracodawcy lub/i organowi publicznemu i te podmioty nie wywiązały się ze swoich obowiązków. Możliwa jest również ochrona, gdy zgłaszający "od razu" poinformował o naruszeniu opinię publiczną, ale miał ku temu uzasadnione podstawy.  

• Zgłoszenia można dokonać z wykorzystaniem zapewniających poufność kanałów dokonywania zgłoszeń, takich jak:

a) aplikacja systemu teleinformatycznego, który umożliwia dokonywanie zgłoszeń anonimowych, dostępna tutaj: https://gcuw.sygnalista-24.pl
lub przycisk u dołu strony,

b) forma listowna, przesłana za pośrednictwem operatora pocztowego na adres: Gdańskie Centrum Usług Wspólnych, 80-426 Gdańsk, al. Gen. J. Hallera 16/18 lub dostarczona do siedziby jednostki do kancelarii, zaadresowana na Koordynatora ds. sygnalistów – wskazane, by na kopercie zawarty był dopisek „SYGNALISTA”,

c) ustnie, podczas osobistego spotkania z Koordynatorem ds. sygnalistów - p. Magdaleną Dudek lub  podczas telefonicznej rozmowy z Koordynatorem, pod nr tel. +48 58 506-51-20 wew. 292 (rozmowy nie są nagrywane).

• W przypadku, kiedy zgłoszenie dotyczy Koordynatora, Zastępcy Dyrektora, Głównej Księgowej, Zastępcy Głównej Księgowej, naruszenie powinno być zgłoszone bezpośrednio do Dyrektora GCUW, z dopiskiem „Do rąk własnych”.
• W przypadku, kiedy zgłoszenie dotyczy Dyrektora GCUW, powinno być niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, przekazane przez Koordynatora do Prezydenta Miasta Gdańska.

• Uzyskanie statusu Sygnalisty przez osobę dokonującą zgłoszenia i związanej z tym ochrony uwarunkowane jest:

a) działaniem w dobrej wierze, tj. w oparciu o fakty oraz

b) posiadaniem uzasadnionego przeświadczenia, że zgłaszana informacja, w tym w szczególności zawarte w niej zarzuty są prawdziwe i dotyczą istotnej nieprawidłowości w zakresie naruszenia prawa,

c) relacją z GCUW zawierającą się w katalogu:

1. obecnych i byłych pracowników,
2. pracowników tymczasowych,
3. osób fizycznych przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w GCUW lub na rzecz GCUW, w  przypadku gdy informacje na temat naruszeń uzyskały w trakcie procesu rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,
4. osób fizycznych, osób świadczących usługi na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy o dzieło, zlecenia czy innej umowy cywilnoprawnej,
5. osób prowadzących działalność gospodarczą na własny rachunek, a które posiadają wiedzę na temat naruszeń w kontekście związanym z działalnością Centrum,
6. stażystów, wolontariuszy i praktykantów,
7. osób świadczących pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej.

• Postanowienia Procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań nastepczych oraz ochrony sygnalistów w GCUW mają zastosowanie także do:

1. osób pomagających w zgłoszeniu,
2. osób powiązanych ze zgłaszającym,
3. podmiotów prawnych, które stanowią własność zgłaszającego, dla których taka osoba pracuje lub która jest w inny sposób z nimi powiązana w kontekście związanym z pracą.

• Osobom, dla których zastosowanie ma Procedura GCUW zapewnia się ochronę z chwilą dokonania zgłoszenia, w sytuacji, gdy:

a) miały one uzasadnione podstawy by sądzić, że będące przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego lub ujawnienia publicznego, informacje na temat naruszeń są prawdziwe w momencie dokonywania zgłoszenia i informacje te mogą potwierdzać naruszenie oraz

b) dokonały zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego,

c) dokonały ujawnienia publicznego, a sygnalizowane przez nie wcześniej naruszenia pozostały bez właściwej reakcji Centrum lub organu publicznego. Warunki objęcia ochroną określa art. 51 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928).

• W przypadku ujawnienia publicznego Koordynator dokonuje weryfikacji informacji podanych w ujawnieniu publicznym, w szczególności:

1. czy treść ujawnienia była wcześniej zgłaszana poprzez kanał wewnętrzny,
2. czy osoba dokonująca ujawnienia jest pracownikiem GCUW,
3. czy treść ujawnienia odnosi się do okoliczności, które faktycznie miały miejsce,
4. czy osoba dokonująca ujawnienia kwalifikuje się do objęcia ochroną.

• Koordynator, uwzględniając przedmiot ujawnienia publicznego dokonuje weryfikacji, czy był on przedmiotem zgłoszenia, a jeśli tak, dokonuje analizy działań następczych podjętych w jego następstwie, o wynikach których to działań informuje Dyrektora GCUW.

• Jeżeli Koordynator stwierdzi taką konieczność, treść ujawnienia przekazuje się Komisji, celem przeprowadzenia standardowego postępowania wyjaśniającego.

• Koordynator, o ile zaistnieje taka potrzeba, przygotowuje stanowisko do przekazania do mediów, uwzględniające efekt weryfikacji lub wynik postępowania wyjaśniającego, przedkładając je do akceptacji Dyrektora GCUW.

• Termin przekazania informacji zwrotnej - niezwłoczne, najpóźniej w terminie 7 dni od przyjęcia zgłoszenia, za pomocą wskazanych w zgłoszeniu kanałów. W informacji zwrotnej Koordynator przekazuje zawiadomienie o:

1. odrzuceniu zgłoszenia z podaniem powodu i możliwości jakie ma sygnalista, jeżeli chce skorzystać z innej procedury lub,
2. przekazaniu do rozpatrzenia w ramach innej procedury lub,
3. otrzymaniu statusu Sygnalisty (w sytuacji przyjęcia zgłoszenia do dalszej realizacji) wraz z danymi kontaktowymi Koordynatora, do którego Sygnalista może zgłaszać podejmowanie wobec niego działań odwetowych w związku z dokonaniem zgłoszenia.

• Dane osobowe osoby dokonującej zgłoszenia oraz dane osobowe osób, których dotyczy zgłoszenie naruszenia podlegają ochronie prawnej zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, na każdym etapie postępowania ze zgłoszeniem.

• Dane w Rejestrze Zgłoszeń Koordynator usuwa po 3 latach po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

• Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

• Odpowiedzialność osoby dokonującej zgłoszenia naruszenia z tytułu naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa zostaje wyłączona.
• Zgłoszenie naruszenia nie może stanowić przyczyny rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem lub nie może stanowić podstawy rozwiązania innej, podobnej umowy cywilnoprawnej.
• Wobec zgłaszającego, osoby pomagającej w zgłoszeniu i osoby powiązanej ze zgłaszającym, jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań, o których mowa w art. 12 Ustawy.

• Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, 00-090 Warszawa, al. Solidarności 77 

• Kontakt internetowy Rzecznika Praw Obywatelskich